Die billige Ausführung und die teure Abstimmung

Kurzfassung: Wenn KI die Herstellung eines Ergebnisses verbilligt, kann die Abstimmung darüber zum größten Kostenblock werden. Daraus folgt noch kein Vorteil für externe Anbieter. Für die Entscheidung zwischen Eigenleistung und Fremdbezug müssen Unternehmen interne Koordination, externe Vertrags- und Kontrollarbeit sowie die eigentliche Ausführung getrennt vergleichen – und den eigenen Prozess vorher neu rechnen.

Die erste Fassung steht, bevor der Abstimmungstermin beginnt. Ein Agent hat Texte entworfen, Varianten gebaut und offene Fragen markiert. Danach folgen die gewohnten Runden: Fachbereich, Marke, IT, Datenschutz, Freigabe. Die Herstellung wird schneller; die Entscheidung darüber bleibt langsam.

In der Moonshots-Folge „The Organizational Singularity“ greift Salim Ismail diese Spannung auf. Ein Feature zu bauen könne billiger sein als die Besprechung darüber. Seine weitreichende Folgerung: Agentische KI stelle die bisherige ökonomische Begründung der Firma infrage.

Der erste Gedanke ist eine brauchbare Diagnose. Die Folgerung verlangt mehr Vorsicht. Denn zwischen „Unsere Abstimmung kostet zu viel“ und „Ein externer Anbieter erledigt die Leistung günstiger“ liegt eine ganze Rechnung. Die Folge liefert dafür keine gemessenen Fallkosten.

Ein größerer Kostenanteil ist noch kein Kostenanstieg

Sinkt der Aufwand für einen Entwurf, während die Freigabe unverändert bleibt, wächst der Anteil der Freigabe an den Gesamtkosten. Sie ist dadurch nicht aufwendiger geworden. Lediglich die Herstellung ist günstiger geworden.

Diese Unterscheidung schützt vor einer falschen Reaktion. Eine plötzlich dominante Kostenposition muss nicht vollständig entfallen. Eine Prüfung kann weiterhin einen erheblichen Schaden verhindern. Umgekehrt rechtfertigt ihre bisherige Existenz nicht jeden Termin, jede Übergabe und jede doppelte Sichtung.

Entscheidend ist, was die einzelne Abstimmung leistet. Klärt sie eine neue fachliche Unsicherheit? Entscheidet jemand mit tatsächlicher Befugnis? Oder werden bereits bekannte Informationen nur erneut verteilt? Erst diese Trennung zeigt, welcher Aufwand notwendige Entscheidung und welcher vermeidbare Prozessreibung ist.

Auch Wartezeit und Arbeitszeit sind auseinanderzuhalten. Ein Entwurf kann mehrere Tage auf eine Freigabe warten, die nur wenige Minuten Arbeit beansprucht. Der Engpass belastet dann möglicherweise die Lieferfähigkeit, ohne einen entsprechend großen Personalkostenblock zu bilden. Beides ist relevant, aber es verlangt unterschiedliche Maßnahmen.

Coase verglich zwei kostspielige Formen der Koordination

Ronald Coase erklärte die Firma nicht damit, dass große Organisationen grundsätzlich billiger arbeiten. In seiner Nobelvorlesung vom 9. Dezember 1991 erläutert er die Überlegung hinter seinem Aufsatz „The Nature of the Firm“ von 1937: Auch der Markt verursacht Aufwand. Preise müssen gefunden, Verhandlungen geführt, Verträge geschrieben, Leistungen geprüft und Streitigkeiten geregelt werden.

Interne Koordination ist ebenfalls kostspielig und unvollkommen. Sie kann trotzdem vorteilhaft sein, wenn sie eine bestimmte Abstimmung günstiger leistet als Markttransaktionen oder eine andere Firma. Die relevante Grenze verläuft somit zwischen unterschiedlichen Organisationsformen, nicht zwischen teurer Verwaltung und einem reibungslosen Außenmarkt.

Gerade deshalb widerlegt billigere KI-Ausführung diese Überlegung nicht. Sie verändert möglicherweise die Kosten auf beiden Seiten. Ein interner Agent kann Vorarbeit verbilligen. Ein Dienstleister kann dieselbe Technik nutzen. Ebenso kann KI die Abstimmung selbst erleichtern: Anforderungen zusammenführen, Unterschiede markieren oder eine prüfbare Vorlage erstellen. Welche Seite dadurch wirtschaftlicher wird, ist offen.

Für die Geschäftsführung ist das eine präzisere Frage als die nach dem Ende des Unternehmens: Welche Leistung lässt sich unter den neuen Bedingungen besser intern koordinieren, welche besser vertraglich beziehen?

Der externe Preis enthält nicht die ganze Schnittstelle

Nehmen wir einen hypothetischen Maschinenbauer, der eine neue Produktseite benötigt. Ein externer Dienst erstellt mit KI schnell mehrere Varianten. Verglichen mit dem bisherigen internen Projekt wirken Preis und Lieferzeit attraktiv.

Ein Teil der Arbeit bleibt jedoch beim Auftraggeber. Jemand muss gültige Produktdaten liefern, technische Aussagen verantworten und entscheiden, welche Kundenzusagen veröffentlicht werden dürfen. Hinzu kommen gegebenenfalls Zugriffsrechte, vertragliche Anforderungen, Korrekturschleifen und die spätere Pflege. Die Vergabe verschiebt die Herstellung, aber nicht automatisch die fachliche Entscheidung.

Damit ist der Dienstleister nicht unwirtschaftlich. Vielleicht bündelt er genau jene Fähigkeiten, die intern selten gebraucht werden. Vielleicht liefert er ein besseres Ergebnis und benötigt weniger Rückfragen. Das muss der Vergleich sichtbar machen. Ein niedriger Erstellungspreis allein beantwortet es nicht.

Die Leistungsgrenze gehört deshalb ausdrücklich in das Angebot: Wird eine gestaltete Entwurfsfassung geliefert oder eine technisch eingebundene, fachlich freigegebene und gepflegte Seite? Wer bearbeitet Änderungen? Welche Prüfung übernimmt der Anbieter, welche bleibt intern? Ohne diese Abgrenzung werden zwei verschiedene Ergebnisse miteinander verglichen.

Dasselbe gilt in der Gegenrichtung. Ein interner Agent, der einen überzeugenden Entwurf erzeugt, ersetzt noch keinen externen Dienst mit laufender Betreuung. Wer diese Leistung zurück ins Unternehmen holen möchte, muss auch Betrieb, Störungen und Änderungen übernehmen können.

Der faire Vergleich hat drei Alternativen

Der häufigste Denkfehler liegt im Ausgangspunkt: Ein neu gebauter externer Ablauf tritt gegen einen unveränderten internen Altprozess an. Dann erscheint die Vergabe als zwingende Folge der KI, obwohl möglicherweise nur die interne Arbeitsorganisation veraltet ist.

Ein belastbarer Vergleich betrachtet deshalb drei Wege:

• Den bestehenden Eigenprozess. Er zeigt den heutigen Aufwand einschließlich Rückfragen, Freigaben und Nacharbeit.
• Einen neu zugeschnittenen Eigenprozess. Er nutzt dieselben verfügbaren Automatisierungsmöglichkeiten, bündelt Vorarbeit und entfernt doppelte Übergaben, ohne notwendige Entscheidungen zu unterschlagen.
• Die externe Leistung. Sie umfasst den Anbieterpreis und die beim Auftraggeber verbleibende Spezifikation, Kontrolle, Integration und Änderungsarbeit.

Alle drei Wege müssen dasselbe Ergebnis in derselben Qualität liefern. Erst dann wird erkennbar, ob ein externer Partner einen echten Organisationsvorteil besitzt oder nur gegen einen schlechten internen Zuschnitt gewinnt.

Für eine wiederkehrende Leistung lassen sich Ausführung, Abstimmung und fachliche Prüfung getrennt erfassen. Einmalige Einrichtungskosten werden zusätzlich ausgewiesen. Wartezeit erhält eine eigene Betrachtung: Welche konkrete Lieferung verzögert sie, und welche wirtschaftliche Folge hat das? Pauschal jede eingesparte Stunde als frei verfügbares Budget zu behandeln, würde den Vorteil überzeichnen.

Danach wird die Rechnung an den unsicheren Stellen verändert. Bleibt die Vergabe attraktiv, wenn Anforderungen häufiger wechseln? Trägt der Eigenprozess bei geringerer Auslastung? Was passiert, wenn zusätzliche Ausnahmen auftreten oder der bisherige Dienstleister gewechselt werden muss? Solche Fragen prüfen die organisatorische Leistungsgrenze, nicht nur den Preis des ersten Entwurfs.

Die Entscheidung kann in beide Richtungen fallen

Gut beschreibbare Leistungen mit klarer Abnahme können sich für externen Bezug eignen. Enge Wechselwirkungen mit laufenden internen Entscheidungen können dagegen für Eigenleistung sprechen. Beides sind zu prüfende Gründe, keine allgemeingültigen Regeln. Auch ein spezialisierter Partner kann komplexe Zusammenhänge beherrschen; auch ein internes Team kann an ihnen scheitern.

Der sinnvolle nächste Schritt ist daher eine begrenzte Bezugsentscheidung, kein pauschales Outsourcingprogramm. Einkauf, Fachbereich und Operations wählen eine wiederkehrende Leistung aus, definieren das abgenommene Ergebnis und vergleichen die drei Wege. Im Mittelpunkt steht, welche Arbeit bei jedem Weg tatsächlich verbleibt.

Billige Ausführung macht die Kosten der Abstimmung sichtbarer. Ob daraus ein kleineres Unternehmen, mehr Eigenleistung oder eine andere Arbeitsteilung entsteht, entscheidet nicht die KI-Demo. Es entscheidet der Vergleich vollständig verantworteter Alternativen – nachdem auch die interne Alternative eine faire Chance auf Erneuerung erhalten hat.